Pénzkezelési szabályzat

Név:Barangoló Közhasznú Egyesület

Székhely: 5811 Végegyháza Széchenyi út 7/B

Adószám: 18392944-1-04

PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

TARTALOM

1. Pénzkezelési szabályok

2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok

2.1. Pénztáros és helyettese

2.2. Utalványozás

3. Házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás

4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések

5. Pénztári nyilvántartások vezetése

5.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

5.2. Munkabér-kifizetés

5.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

5.4. Szigorú számadású nyomtatványok

5.5. Letétek nyilvántartása és kezelése

5.6. Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje

5.7. A valutakezelés és nyilvántartás rendje

Mellékletek:

- Megbízás házipénztár kezelésére,

- Felelősségvállalási nyilatkozat,

- Pénztáros munkaköri leírása,

- A házipénztár forgalommal kapcsolatos teendők ellátására jogosultak névsora,

- Meghatalmazás pénzösszeg átvételére,

- Kimutatás a visszavonásig érvényes meghatalmazásokról,

- Kimutatás a házipénztárban lévő pénzszekrény kulcsának kezeléséről,

- Jegyzőkönyv házipénztár átadás-átvételről,

- Jegyzőkönyv hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) visszatartásáról,

- Elismervény hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) átvételéről,

- Jegyzőkönyv pénztáreltérés kivizsgálásáról,

- Feljegyzés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról,

- Kimutatás az Egyesület házipénztárában elhelyezett letétekről,

- Kimutatás az Egyesület házipénztárában elhelyezett értékpapírokról,

- Pénztári nyilvántartások nyomtatványai.

Kelt: Végegyháza, 2008. január 12.

…………………………………….

aláírás

Az Egyesület házipénztárát úgy kell kialakítani és elhelyezni, hogy a pénzmegőrzés és -tárolás az előírt biztonsági követelményeknek megfeleljen, illetve a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok ellátását úgy kell szabályoznunk, hogy a tulajdon védelme teljes körűen biztosítva legyen.

A fentiek és számvitelről szóló jogszabály előírásainak betartása érdekében a házipénztár kezelését az alábbiak szerint szabályozom:

A pénztáros felelőssége kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásoknak megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenőrzésére.

A pénzkezeléssel foglalkozó dolgozókkal ismertetni kell a szabályzatot, tudomásukra kell hozni, hogy a rendelkezések megszegéséért felelősséggel tartoznak.

A készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja.

1. Pénzkezelési szabályok

A pénztáros a házipénztárban köteles kezelni a Kevermes és Vidéke Takarékszövetkezettől – számlavezető banktól – készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket.

A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket csak a Egyesület elnökének külön engedélyével szabad tartani. Idegen pénzt vagy értéket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.

Készpénzállomány

A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetőséget kell biztosítani.

A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet.

Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg.

Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt.

Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen – bankjegy esetén – fel kell tüntetni annak sorozatát és sorszámát. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a banknak.

A bank a lefolytatott vizsgálat eredményéről a társaságot és a befizetőt tájékoztatja.

2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok

Az Egyesület elnöke a pénztárosi munkával összefüggő teendők ellátására az Egyesület pénztárosát Kunos Ágnest bízza meg (továbbiakban pénztáros).

2.1. Pénztáros

Nem lehet pénztáros, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen.

A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni.

A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok), továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.

Két vagy több személy egy időben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

2.2. Utalványozás

A pénztárból kifizetéseket csak előzetes utalványozás után teljesíthet a megbízott.

Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. Gyebnár Tibor, Mikula István utalványozhatnak egyesületünk pénztárában.

Az Egyesület elnöke korlátozás nélkül önállóan utalványoz.

Az utalványozó felelős:

- az utalványozás indokoltságáért;

- az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért;

- az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért.

3. Házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás

A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékforgalom esetében kell biztosítani.

Amennyiben a házipénztárkeret és a - forgalom nem jelentős, úgy helyiségrészt kell biztosítani.

A pénztárban lévő készpénz megőrzéséről páncélkazetta (vagy más biztonságos módon) való tárolással kell gondoskodni.

A pénztári kulcsok másodpéldányáról az Egyesület elnöke köteles gondoskodni, az eredeti kulcskezelő által lepecsételt és aláírt zárt borítékban köteles biztonságosan megőrizni.

Tilos a páncélkazetta eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen.

4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések:

A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni:

- 500 000 Ft-ig 1 fő,

- 500 000–1 000 000 Ft-ig 2 fő,

- 1 000 000–5 000 000 Ft-ig 3 fő,

- 5 000 000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.

Riasztó jelzést adó pénzszállító táska használatánál

- 2 000 000 Ft-ig 1 fő,

- 2 000 000–5 000 000 Ft-ig 2 fő,

- 5 000 000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.

A készpénz felvételével és szállításával megbízottak felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízottak felelőssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, illetve bankban vagy a jogosult címzettnek át nem adják.

5. Pénztári nyilvántartások vezetése

A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztárjelentésbe kell feljegyeznie.

A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványt kell alkalmazni.

A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltüntető és el nem távolítható jellel meg kell jelölni.

Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénz állományt, és rögzíteni kell a záró pénzkészletet.

Ha a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, és azon a napon rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételezni.

Mindkét esetben jegyzőkönyvet kell felvenni.

Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni.

A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a pénzt, értékeket, bizonylatokat és nyilvántartásokat át kell adni a pénztáros helyettesnek vagy az új pénztárosnak, aki az átvétel alkalmával azok helyességéről köteles meggyőződni.

A pénztárzárlatnál, valamint a pénztár átadásnál az átadónak, átvevőnek jelen kell lenni. Az átadó akadályoztatása esetén az egyesület elnökének kell jelen lenni az átadásnál.

A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál jegyzőkönyvet kell készíteni.

5.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadású nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni.

A bevételi (amennyiben szükséges) és a kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot. Kifizetésre utalványozás nélküli összeg nem kerülhet.

A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni (számmal és betűvel is kiírni az összeget). Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre, az alapbizonylatokat összesíteni kell.

Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni. A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja.

A pénztárban ideiglenes jelleggel sem lehet elismerendő nyugta (úgynevezett bón).

Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni, és a kiadási bizonylat szövegrovatában hivatkozni kell a nyilvántartási számra.

A bevételezési bizonylatot három példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a befizetőé, a harmadik pedig a tömbben marad.

A kiadási bizonylatot két példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a tömbben marad. Mindkét bizonylatról kiállított tömböket a pénztáros őrzi.

5.2. Munkabér-kifizetés

A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki a dolgozó részére.

A dolgozónak járó (nettó) munkabért teljes összegében a bérfizetés napján a pénztárnak kiadásba kell helyeznie.

A dolgozók által fel nem vett, illetve a részükre postán el nem küldött munkabéreket a bérfizetés napját követő harmadik munkanapon kell a pénztárosnak a pénztárba visszavételezni.

5.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet kiadni:

- beszerzésre,

- szolgáltatás igénybevételére,

- kiküldetési költségre,

- kisebb kiadásokra (reprezentációs költség, postaköltség stb.),

- vám, illeték kifizetésre,

- egyéb, nem átutalással történő kötelezettségek teljesítése.

Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket.

Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve.

Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kikötött véghatáridő még nem érkezett el. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet, ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó személy igazolja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan tétele nincs.

Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia:

- a pénzt felvevő neve,

- a pénz felvételének időpontja,

- a kiadási pénztárbizonylat száma,

- a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyagköltség stb.),

- az elszámolásra felvett összeg,

- az elszámolás határideje,

- az elszámolás tényleges időpontja,

- a ténylegesen felhasznált összeg,

- a bevételi bizonylat sorszáma.

Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a nyilvántartás vezetője köteles erről az Egyesület képviselőjét haladék nélkül értesíteni.

5.4. Szigorú számadású nyomtatványok

Szigorú számadású nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni:

- pénztárjelentés,

- kiadási pénztárbizonylat tömbök,

- bevételezési pénztárbizonylat tömbök,

- nyugtatömbök,

- számlatömbök.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevő aláírását.

Készpénzfelvételi utalványok füzete

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a csekk sorszámát, a pénzfelvétel jogcímét (munkabér, vegyes stb.) összegét, az utalványozók aláírását, felvétel dátumát, a banki terhelés keltét és a pénzfelvevő aláírását.

Az elrontott bizonylatokat és csekkeket minden esetben át kell húzni, és rá kell vezetni „RONTOTT” feliratot.

5.5. Letétek nyilvántartása és kezelése

Egyesületünk pénztára nem kezel letéteket.

5.6. Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje

Az Egyesületnél nem kezelünk értékpapírokat.

5.7. A valutakezelés és nyilvántartás rendje

Egyesületünk valutapénztárral nem rendelkezik.

Kelt: Végegyháza, 2008. január 12.

…………………………………….

az Egyesület elnöke

MEGBÍZÁS

Kunos Ágnes

részére

A mai napon visszavonásig megbízom Önt a házipénztár kezelésével.

A házipénztárt önállóan, teljes anyagi felelősséggel tartozik kezelni, feladatát a pénzkezelési szabályzatban és a munkaköri leírásában foglaltak szerint kell ellátnia.

Kelt: Végegyháza, 2008. január 12.

…………………………………….

Képviselő

NYILATKOZAT

Alulírott,Kunos Ágnes kijelentem, hogy a Barangoló Közhasznú Egyesület pénzkezelési szabályzatát megismertem, és tudomásul veszem, hogy a kezelésem alatt álló házipénztárért teljes anyagi felelősséggel tartozom.

Kelt: Végegyháza, január 12.

…………………………………….

házipénztáros

A HÁZIPÉNZTÁR FORGALOMMAL KAPCSOLATOS TEENDŐK

ELLÁTÁSÁRA JOGOSULTAK NÉVSORA

1. A házipénztári kifizetések kiadási bizonylatának utalványozására az alább felsorolt elnökségi tagok jogosultak:

__________________________________________________________________________

Név Beosztás Területi jogosultság Aláírás

__________________________________________________________________________

Horváth Csilla Judit elnök teljes

Gyebnár Tibor elnökségi tag teljes

Mikula István egyesületi tag teljes

2. A házipénztári befizetések átvételére jogosultak:

__________________________________________________________________________

Név Beosztás Aláírás

__________________________________________________________________________

Kunos Ágnes pénztáros

Jelen megbízás visszavonásig érvényes.

Kelt: Végegyháza, 2008. január 12.

…………………………………….

Képviselő

MEGHATALMAZÁS

Alulírott …………………………………….………………………………. meghatalmazom

…………………………………….-t, hogy ……………………………………. címen

…………… év ………… hó ……..-n esedékes összeget helyettem felvegye.

Meghatalmazó aláírása és adatai:

……………………………………. Anyja neve: …………………………………….

aláírás Személyi ig. száma: ……………………………..

Meghatalmazott aláírása és adatai:

……………………………………. Anyja neve: …………………………………….

aláírás Személyi ig. száma: ……………………………..

Tanúk aláírása és adatai:

……………………………………. Anyja neve: …………………………………….

aláírás Személyi ig. száma: ……………………………..

……………………………………. Anyja neve: …………………………………….

aláírás Személyi ig. száma: ……………………………..

KIMUTATÁS

a visszavonásig érvényes meghatalmazásokról

Nyilvántartási	Meghatalmazó	Meghatalmazott	Meghatalmazás visszavonása
szám	neve	neve	Szám	Dátum

KIMUTATÁS

a házipénztárban lévő páncélkazetta kulcsának

kezeléséről

Alulírott elismerem, hogy a pénztárszekrény kulcsát átvettem, illetve átadtam. Tudomásul veszem, hogy ha a pénztári kulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azt azonnal jelentenem kell az Egyesület elnökének.

Átvétel	Átadás	Átadás	Átvevő
időpontja		Oka	Olvasható aláírása

JEGYZŐKÖNYV

Felvéve a: ……………………………………. házipénztárában (cím: …………………………………….)

…… év ……………… hó …… napján.

Tárgy: házipénztár átadás-átvétel.

Az átadás-átvétel oka: …………………………………….…………………………………….

Jelen vannak:

……………………………………. átadó,

……………………………………. átvevő.

Átadásra kerül:

1. A házipénztár készpénzkészlete címletenként a megszámlált és a könyv (tabló és pénztárjelentés) szerinti eltérést is kimutatva.

2. A pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványok:

Készpénzcsekk